Le Centre Lasallien est un organisme communautaire à but non lucratif dédié à l’éducation et au développement des jeunes et des adultes. Son souci est de pouvoir offrir quotidiennement un espace de vie accueillant et stimulant aux citoyens prioritairement aux plus défavorisés et aux plus vulnérables.

Nous sommes à la recherche d’un candidat(e) pour être agent(e) de bureau – Classe II

SOMMAIRE DU POSTE

Sous l’autorité du Directeur général, l’agent(e) de bureau est responsable de recevoir et d’acheminer les communications aux personnes concernées.

Il/elle effectue diverses tâches administratives peu complexes selon des directives, des méthodes ou des procédures précises et nécessitant des choix routiniers basés sur un nombre limité d’éléments.

DESCRIPTION DES TÂCHES

Conformément aux lignes directrices données par la direction du centre :

TÂCHES ADMINISTRATIVES

  • Compiler les données, effectuer des calculs simples et en produire des rapports;
  • Remplir des formulaires, des fiches, des bons de commande, des lettres types, des avis ou toutes autres pièces simples du même genre et les expédier, au besoin;
  • Recevoir et transmettre des appels téléphoniques; prendre et transmettre des messages;
  • Fournir des renseignements d’ordre général au téléphone ou en personne; accueillir et, au besoin, diriger les visiteurs;
  • Remplir des rapports relatifs aux appels téléphoniques;
  • Tenir à jour les messages enregistrés;
  • Classer des documents, des livres et des fiches;
  • Effectuer la saisie, à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de toutes autres sources; vérifier l’exactitude de ces entrées ou celles de diverses listes ou d’aptitude;
  • Recevoir, estampiller, trier et classer le courrier et voir à sa distribution;
  • Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison ; utiliser le courrier électronique;
  • Remplir et expédier le relevé 24 pour les bénéficiaires du camp de jour;
  • Assurer le service de secrétariat du Centre (photocopies, courrier, communiqués, préparation de documents administratifs, etc.);
  • Instaurer un milieu de travail positif, sain et sûr en conformité avec les lois et règlements pertinents.

AUTRES TÂCHES CONNEXES

  • Accueillir les visiteurs;
  • Peut être appelé(e) à exercer une surveillance dans les locaux à l’occasion;
  • Peut être appelé(e) à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun;
  • Peut être appelé(e) à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe II;
  • Tenir à jour l’inventaire du matériel de la trousse de premiers soins et de l’EpiPen et faire des commandes au besoin.

LOCATIONS

  • Être en charge des locations des salles;
  • Être en charge des relations avec la clientèle pour les locations et de la présentation du bâtiment;
  • S’assurer de la facturation et du suivi des paiements des locations;
  • Faire des propositions budgétaires et des modifications aux tarifs;
  • Prélever les revenus des locations et les remettre à la personne chargée des fonds;
  • Remplir les rapports mensuels et biannuels en ce qui a trait au budget.

EXIGENCES

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
  • Connaître la suite Office;
  • Connaître la plate-forme Google et ses applications (Google Tâches, Google Agenda, Google Disque, Gmail, etc.);
  • Connaître SAGE Comptable;
  • Avoir une bonne communication orale et écrite;
  • Maîtriser la langue française.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Capacité d’adaptation
  • Facilité à communiquer et capacité d’écoute
  • Honnêteté
  • Imagination et créativité
  • Polyvalence
  • Responsabilité et organisation
  • Rigueur